Để một văn bản đảm bảo được độ đẹp, chuẩn, lịch sự thì không thể thiếu việc định dạng văn bản. Vậy định dạng văn bản là làm gì, có mấy loại? Cùng tìm hiểu nhé!
Định dạng đoạn văn bản là gì?
Định dạng văn bản chính là việc sửa trình bày lại văn bản sao cho dễ đọc, trang văn bản có bố cục rõ ràng, dễ nhìn ra các mục chính, mục con. Người đọc nhìn vào văn bản cảm tình, dễ đọc hiểu nội dung và ấn tượng hơn với vấn đề được đề cập. Chưa kể theo yêu cầu của nhiều công việc phải đảm bảo mẫu nội dung văn ban theo quy chuẩn nên phải được định dạng.
Thao tác định dạng văn bản gồm có việc lựa chọn phông chữ, kích thước phông chữ, cách trình bày (in đậm hoặc nghiêng), khoảng cách, lề, thụt lề, căn chỉnh, cột,…Về cơ bản, định dạng văn bản là hành động tổ chức lại cách các từ xuất hiện trên trang.
Một tài liệu, văn bản có định dạng tốt thì cách trình bày phải nhất quán, chính xác với các tiêu chuẩn đã được đặt ra. Mỗi loại văn bản được sử dụng cho các mục đích khác nhau lại có các tiêu chuẩn riêng về việc định dạng. Điều này giúp chúng ta không bị rối khi thao tác định dạng và giúp các văn bản cùng loại được nhất quán về hình thức.
Mục đích của việc định dạng văn bản là gì?
Tăng tính thẩm mỹ, tính dễ đọc cho văn bản
Một văn bản thu hút người đọc là một văn bản được trình bày một cách rõ ràng, khoa học và có các điểm nhấn mạnh nhất định. Bởi thông thường khi tiếp xúc với một văn bản, não bộ của chúng ta sẽ đọc lướt qua và nhìn vào những điểm nổi bật.
Sự hấp dẫn trực quan của tài liệu có ảnh hưởng rất nhiều đến người đọc và cách họ cảm nhận thông tin. Vì vậy, điều quan trọng trong bất kỳ bài viết nào cũng là cách định dạng văn bản. Nếu văn bản của bạn không được trình bày đẹp, đúng cách, người đọc sẽ rất khó để tập trung vào nội dung và cảm thấy nhàm chán.
Tạo ra tính nhất quán và quy luật cho các văn bản cùng một loại
Với mỗi loại văn bản được sử dụng cho các mục đích khác nhau, người ta sẽ đặt ra các tiêu chuẩn định dạng khác nhau. Điều này giúp các văn bản được đồng bộ hơn. Ví dụ, người ta đặt ra các tiêu chuẩn định dạng văn bản cho văn bản quy phạm pháp luật, luận văn tốt nghiệp đại học, văn bằng chứng từ…
Các kiểu định dạng văn bản phổ biến
Hiện nay phần mềm phổ biến nhất trong việc định dạng văn bản chính là Microsoft Word. Phần mềm này chia việc định dạng văn bản thành 3 kiểu chính: Định dạng đoạn văn, định dạng ký tự và định dạng trang văn bản.
Định dạng ký tự trong văn bản
Với Microsoft Word, mọi ký tự trong văn bản đều có thể định dạng lại bằng cách thay đổi kiểu chữ, màu sắc, kích cỡ, in nghiêng, in đậm, gạch chân hay viết hoa…
Để định dạng ký tự trong word, đầu tiên bạn cần bôi đen những kí tự mà bạn cần định dạng. Sau đó bạn có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để định dạng.
Định dạng bằng tab trên trang chủ: Bởi vì định dạng ký tự là một trong những tính năng người dùng thường sử dụng nhất nên Microsoft đã đặt các lệnh định dạng phổ biến nhất ngay trên tab Trang chủ. Bạn chỉ cần nhấn vào các cài đặt mà bạn muốn thay đổi để bắt đầu định dạng.
Định dạng bằng thanh công cụ mini: Thanh công cụ nhỏ sẽ được bật lên sau khi bạn bôi đen văn bản cần định dạng. Thanh công cụ nhỏ sẽ tập trung hiển thị các lệnh cơ bản nhất, hầu hết trong số đó là các lệnh định dạng kí tự.
Định dạng bằng phím tắt: Đây chính là cách định dạng tiện lợi và nhanh chóng nhất. Tuy nhiên có một nhược điểm là bạn cần phải nhớ các phím tắt thì mới có thể sử dụng phương pháp này. Ví dụ Ctrl + I là định dạng in nghiêng, còn Ctrl + B là in đậm, Ctrl + U là định dạng gạch chân…
Định dạng đoạn văn bản
Định dạng đoạn văn là cách bạn trình bày, bố trí lại một đoạn văn bản trong trang soạn thảo. Các kiểu định dạng khác sẽ thay đổi bản chất của đoạn văn, ví dụ như thêm đường viền hoặc biến đổi đoạn văn thành danh sách được đánh số, có dấu đầu dòng. Các lệnh định dạng đoạn văn nằm bên cạnh nhóm định dạng ký tự trên thanh công cụ chính của Word.
Để định dạng đoạn văn bạn sẽ cần bôi đen đoạn văn đó rồi tiến hành định dạng với thanh công cụ trên word. Hoặc ngoài việc sử dụng thanh công cụ bạn còn có thể dùng phím để định dạng.
Định dạng trang văn bản là gì?
Có thể bạn quan tâm:
Định dạng trang văn bản chính là các thao tác để căn chỉnh, chỉnh sửa việc trình bày của trang soạn thảo word. Khi định dạng trang văn bản bạn cần phải quan tâm đến kích thước các lề và hướng giấy. Bạn có thể để giấy ngang, giấy dọc. Riêng kích thước lề thì tùy thuộc vào loại văn bản mà chúng ta có các cách căn lề khác nhau.
Hiện cũng có rất nhiều lệnh để định dạng trang văn bản như: cài đặt khoảng cách giữa các dòng, căn chỉnh lề văn bản, các đoạn văn, đánh số trang văn bản…
Bài viết trên đã giải đáp các thắc mắc về định dạng văn bản là gì và giới thiệu các kiểu định dạng văn bản phổ biến hiện nay trong Microsoft Word. Định dạng văn bản vô cùng quan trọng trong việc trình bày các tài liệu trong nhiều lĩnh vực, vì vậy bạn hãy chú ý hơn đến vấn đề định dạng này nhé.
