G Suite là gì? G Suite miễn phí sử dụng không? G Suite là một bộ công cụ của Google, là một tập hợp những sản phẩm dựa trên doanh nghiệp, giúp hợp lý hóa các hoạt động của doanh nghiệp để ngày càng phát triển hơn. Nhưng điều gì làm nên sự khác biệt giữa G Suite và các ứng dụng khác. Hãy cùng tiemruaxe tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây về G Suite nhé!
G Suite là gì?
G Suite trước đây còn được gọi là Google Apps for Work, là một bộ công cụ cung ứng các ứng dụng được lưu trữ trên đám mây của Google và được phát triển bởi Google.
G Suite được phát triển trên nền điện toán đám mây và có chức năng quản trị công việc hiệu quả, giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Nhờ đó, bạn có thể sử dụng các ứng dụng phổ biến như chat, gửi email, video call, các tính năng xử lý công việc như chia sẻ dữ liệu, lên lịch làm việc, sử dụng google doc, sheet…ở bất cứ nơi đâu, trên bất kỳ thiết bị nào chỉ với vài bước thiết lập đơn giản.
Sau khi hoàn thành đăng ký G Suite bạn sẽ có một địa chỉ email gắn với tên miền đó chính là tài khoản G Suite của bạn. Với tài khoản này bạn sẽ có thể chỉnh sửa, thêm bớt, sửa xóa người dùng. Cài đặt các tính năng cho người dùng trong doanh nghiệp như tạo nhóm email, chỉnh sửa, duyệt, phục hồi email đã xóa…G Suite miễn phí cho phép bạn sử dụng 15 ngày.
Như vậy có thể thấy G Suite cũng giống như bộ công cụ Gmail miễn phí của Google nhưng G Suite có các tính năng riêng để sử dụng cho doanh nghiệp.
Lợi ích của G Suite là gì?
Lợi ích của G Suite đối với người dùng
– Truy cập dữ liệu bất cứ nơi nào, trên bất cứ nền tảng nào chỉ cần có mạng Internet.
– Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu có dung lượng 30GB hoặc không có giới hạn.
– Được sử dụng Email thông minh, tránh được các email spam, quảng cáo hiệu quả.
– Có thể trò chuyện qua các ứng dụng chat, video call với đồng nghiệp (qua Hangouts).
– Biên tập, chỉnh sửa tài liệu trực tuyến bất cứ lúc nào.
– Dữ liệu sẽ không bao giờ bị mất ngay cả khi máy tính bị hỏng hay bị đánh mất.
Lợi ích G Suite đối với các kỹ sư công nghệ
– Không tốn nhiều chi phí cho việc lắp đặt phần mềm, phần cứng, bảo trì.
– Chi phí cố định thấp cho người sử dụng các ứng dụng, hơn nữa các ứng dụng này đều được người dùng sử dụng quen nên ít phải đào tạo thêm.
– G Suite sử dụng nền tảng mở nên cho phép tích hợp thêm các ứng dụng khác.
– Tiết kiệm được khoản chi phí bản quyền, chi phí trung tâm dữ liệu.
Lợi ích sử dụng G Suite đối với doanh nghiệp
– Tăng năng suất lao động, giảm chi phí cho doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc ra quyết định, tạo nhiều cơ hội hơn cho doanh nghiệp.
– Sử dụng linh hoạt hơn trong việc triển khai các thay đổi, đổi mới nhanh chóng trong các doanh nghiệp đang trên đà phát triển.
– Tập chung vào các chiến lược, các sáng kiến, các nguồn lực thay vì tập chung và hoạt động điều hành trong nội bộ.
– Tạo ra môi trường năng động, môi trường công nghệ thông tin hấp dẫn thu hút được nguồn lao động trẻ sáng tạo, năng động cho công ty.
8 lý do khiến người dùng sử dụng G Suite miễn phí
G Suite hiện nay có khá nhiều tính năng hữu ích, đó cũng là lý do khiến người dùng thích sử dụng G Suite dưới đây là một số tính năng chính với các ứng dụng tiêu biểu:
Gmail
Đây là dịch vụ rất nổi tiếng của Google với số lượng người dùng lên đến hơn 400 triệu người. Sử dụng Gmail bạn có thể gửi email nhanh chóng theo thời gian thực. Dung lượng hộp thư lên đến 15GB, giúp bạn lưu trữ lượng lớn email, quản lý, phân loại thư hiệu quả.
Xem thêm:
Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp có thể sử dụng email định dạng theo nhu cầu đặc thù của mỗi doanh nghiệp khác nhau. Cụ thể như: sử dụng địa chỉ email theo tên miền của công ty, lọc mail spam, quét virus, đính kèm file với dung lượng lớn lên đến 5TB…
Google Drive
Google Drive là nơi lưu trữ dữ liệu như văn bản, hình ảnh, video…có thể coi Google Drive gần như một ổ cứng di động được phát triển trên nền điện toán đám mây, có khả năng lưu trữ không giới hạn. Điều này đối với các doanh nghiệp cực kỳ quan trọng giúp giảm rủi ro mất mát dữ liệu cao.
Google Drive giúp bạn có thể dễ dàng chia sẻ file dung lượng lớn, sử dụng thuận tiện ở bất kỳ nơi đâu. Ngoài ra, sử dụng có thể sử dụng thuận tiện bất kì đâu. Ngoài ra, sử dụng Google Drive có thể đồng bộ hoá tập tin trên mọi thiết bị khác nhau. Đây là tính năng rất giống với tính năng của OneDrive của Outlook.
Google Docs, Sheet, Slides, Forms
Bộ công cụ dữ liệu Google Docs, sheet, forms, slides được lưu trữ tự động trên Google Drive. Với bộ công cụ này bạn có thể nhanh chóng tạo ra các đoạn văn bản, các trang tính, các mẫu thuyết trình, chỉnh sửa, thay đổi chia sẻ văn bản trực tuyến nhanh chóng, bất cứ nơi đâu.
Ngoài ra bạn có thể chia sẻ dễ dàng hoặc biên tập, bình luận. Hiện nay bộ công cụ này đang dần cải tiến thêm với nhiều tính năng phục vụ cho nhu cầu người dùng cao hơn.
Google Hangouts
Google Hangouts là công cụ cho phép người dùng có thể thực hiện các cuộc gọi, cuộc họp video trực tuyến trên các thiết bị di động thông minh hay máy tính xách tay. Nhờ sự đồng bộ hóa của các ứng dụng khác của Google nên ứng dụng này có thể giúp bạn trao đổi thông tin thuận tiện hơn, với vài thao tác đơn giản. Đối với phiên bản G Suite Hangouts có thể hỗ trợ tối đa 15 người tham gia thảo luận cùng một lúc.
Google Site
Google Site là nơi cho phép bạn lưu trữ các thông tin hữu ích trong nội bộ doanh nghiệp dễ dàng. Định dạng hỗ trợ bao gồm có doc, xls, ppt, txt, csv, pdf,…
Với Google Site sử dụng đơn giản, ai cũng có thể chủ động chỉnh sửa, thêm bớt. Tất cả đều được Google cho phép người dùng có thể sáng tạo, chỉnh sửa theo mong muốn của mình.
Google Keep
Google Keep là công cụ ghi chú được ra mắt vào ngày 20 tháng 3 năm 2013. Google Keep có thể ghi chú các dạng văn bản, danh sách, hình ảnh, âm thanh.
Ứng dụng này có sẵn trên web và có trên các ứng dụng di động của hệ điều hành iOS và Android. Google Keep là dịch vụ ghi chú được phát triển bởi Google.
Google Vault
Là một ứng dụng quan trọng của người dùng với phiên bản Business và Enterprise. Sử dụng Google Vault bạn có thể tìm kiếm hoặc trích xuất dữ liệu để tạo ra eDiscovery.
Google Calendar
Đây là ứng dụng giúp bạn có thể lên lịch, sắp xếp cuộc hẹn, các công việc trực tuyến với các thao tác đơn giản. Đồng thời, Google Calendar cho phép người dùng chia sẻ các lịch làm việc cá nhân cho đồng nghiệp để chủ động hơn trong công việc.
Cũng như các các ứng dụng khác, bạn hoàn toàn có thể đồng bộ tính năng này trên nhiều thiết bị.
Ưu nhược điểm của G Suite là gì?
Bất cứ ứng dụng hay công cụ nào cũng đều có 2 mặt của nó. Theo đánh giá của đại đa số người dùng, G Suite có những ưu nhược điểm sau:
Ưu điểm
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, đơn giản.
- Có nhiều tiện ích cao cấp, đặc biệt chẳng hạn như Gmail
- Có nhiều tiện ích đặc biệt, cao cấp như đối với phiên bản dành cho doanh nghiệp dung lượng Gmail lưu trữ lên đến 30GB.
- Gọi video call, lưu trữ, chat, chia sẻ dữ liệu, thiết lập lịch làm việc đơn giản, dễ dàng, nâng cao hiệu suất cho công việc.
- Tài liệu đều được lưu trữ trên điện toán đám mây nên người dùng có thể dễ dàng truy cập dù ở bất cứ đâu, trên bất cứ thiết bị nào.
Nhược điểm
- Server máy chủ G Suite không được đặt ở Việt Nam. Do đó, khi xảy ra các vấn đề kỹ thuật về dữ liệu có khả năng dữ liệu lưu trữ của bạn sẽ bị biến mất.
- Khi có nhiều user sử dụng G Suite phí dịch vụ sẽ tăng lên. Do đó, khi các doanh nghiệp lớn sử dụng áp dụng G Suite sẽ trở nên đắt đỏ.
Hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký Google G Suite
Để đăng ký sử dụng Google G Suite bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web chính thức của Google G Suite → chọn Get Started để bắt đầu.
Bước 2: Trên giao diện mới nhập đầy đủ thông tin doanh nghiệp của bạn sau khi hoàn thành chọn Next.
Bước 3: Nhập các thông tin liên quan của bạn theo bảng thông báo trên như: Họ, tên, địa chỉ email → bấm Next.
Bước 4: Lúc này trên hệ thống sẽ hiển thị một thông báo hỏi xem bạn đã có tên miền trang web hay chưa?
- Nhấp vào chọn “Có, tôi có miền có thể sử dụng”. nếu bạn đã mua tên miền.
- Chọn “No” nếu bạn chưa có tên miền và đăng ký tên miền mới cho doanh nghiệp của mình.
Bước 5: Sau khi đã có tên miền cần nhập chính xác tên miền của bạn vào khung → chọn bấm Next.
Bước 6: Tạo tên người sử dụng với địa chỉ email, mật khẩu theo tên miền riêng đó, sau khi hoàn thành ấn chọn tiếp theo.
Bước 7: Thiết lập tài khoản theo email đã được lập theo tên miền đó.
Bước 8: Trỏ MX từ domain về G Suite sau đó thêm những người dùng trong công ty để bạn có thể quản lý. Đối với bản dùng thử cho phép bạn tạo được tối đa 10 người sử dụng trong 14 ngày.
Bước 9: Chọn tiếp theo và tải 1 tệp HTML mà Google cung cấp sau khi bạn hoàn thành bước 8 về máy tính của mình.
Bước 10: Upload tệp HTML đó lên thư mục gốc của Website.
Bước 11: Thêm bản ghi vào domain web của công ty.
Bước 12: Xác minh quyền sở hữu tên miền và thiết lập email
Xác minh quyền sở hữu tên miền:
– Truy cập vào email bạn đã cung cấp cho Google để nhận tài khoản quản trị viên G Suite mà bạn đã lập ở trên.
Xem thêm:
– Truy cập vào trang admin.google.com → chọn Start Setup → Verify Domain → Begin Verification.
– Tạo bản ghi TXT có tên bắt đầu từ chữ @, phần mục giá trị bạn gõ lại đoạn TXT copy trên trang Google vào.
– Lưu file → quay lại trang admin.google.com → bấm chọn verify ở góc dưới bên trái.
Sau khi hoàn thành hệ thống sẽ hiển thị trạng thái màu xanh điều đó có nghĩa là bạn đã xác minh tên miền thành công.
Xác minh Email
Truy cập vào trang G Suite → tìm chọn VERIFY DOMAIN & SETUP EMAIL. Quá trình này có thể lên đến 30 phút cho đến vài tiếng, tối đa xác minh mất 24 tiếng tùy theo tốc độ hoạt động của máy chủ và hệ thống quản lý DNS.
G Suite for Education là gì?
Trong G Suite có bộ công cụ dành cho giáo dục đó là G Suite for Education, đây là bộ công cụ học tập, làm việc, kết nối sử dụng hoàn toàn miễn phí. Sử dụng G Suite for Education miễn phí bạn có thể cài đặt các tính năng cho người dùng G Suite như kiểm duyệt email, phục hồi các email đã xóa, tạo nhóm trong email…
Bộ công cụ này giúp tạo email theo tên miền riêng của các đơn vị giáo dục, giúp cho các giáo viên, giảng viên có thể dạy và học trực tuyến dễ dàng hơn. Từ đó, việc trao đổi, lưu trữ tài liệu học tập an toàn, hỗ trợ cho việc học tập, kết nối của học sinh, sinh viên đầy đủ, hoàn thiện.
Lợi ích G Suite for Education là gì?
Sử dụng G Suite for Education giúp các quản trị viên có thể quản trị được các tài khoản con trong hệ thống cơ sở giáo dục của mình.
– Thiết lập các quyền hạn cho người dùng, phân cấp quyền sử dụng cơ bản cho giáo viên, học sinh.
– Tạo ra một môi trường làm việc, học tập hiệu quả.
– Sử dụng Google Drive với không gian lưu trữ dữ liệu không bị giới hạn, sử dụng miễn phí mãi mãi.
– Được Microsoft tặng thêm 1TB lưu trữ miễn phí trên Onedrive.
– Khi đăng ký email cho trường học trên G Suite for Education sẽ được sử dụng miễn phí gói Office 365 của Microsoft.
– Hỗ trợ hoàn toàn miễn phí cho các phần mềm phục vụ cho nhu cầu học tập, giáo dục như: gói 3Ds Max, gói Autocad…
Hướng dẫn đăng ký, sử dụng G Suite for Education
Tại Việt Nam có trung tâm Giải pháp công nghệ thông tin giáo dục (EITSC) là một trong những đối tác của Google trong mảng G Suite for Education. Với gói ứng dụng của Google dành cho mảng giáo dục này họ đã triển khai thành công hàng loạt tại nhiều trường học, các cơ quan quản lý trường học. Để đăng ký sử dụng G Suite for Education bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Đăng ký mua tên miền, và có tài khoản quản trị DNS tên miền đó. Bước 2: Truy cập vào trang G Suite để đăng ký tài khoản G Suite for education account. Link đăng ký: gsuite.google.com/signup/edu/welcome
Bước 3: Xác minh tên miền thuộc đơn vị giáo dục của bạn qua Google.
Sau khi đã đăng ký tài khoản với Google bạn sẽ nhận được một email xác nhận và hướng dẫn bạn thực hiện các bước của quy trình xác thực đó. Trong vòng 14 ngày làm việc Google sẽ chấp nhận đơn đăng ký của cơ sở giáo dục đó. Ngoài ra, để xác thực thông tin các bạn có thể gửi email qua EITSC hoặc qua eitsc@moet.edu.vn để được kiểm tra và xác thực nhanh hơn. Khi đó cần gửi những thông tin cho Google như sau:
- Official website of the educational institution: Điền địa chỉ Website chính thức của Trường:
- Institution’s official accreditation document stating educational status (provide a scanned copy): Phần này bạn cần bản scan văn bản chứng thực là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực giáo dục chẳng hạn như bản quyết định thành lập trường…
- Your name, contact email (not related to G Suite account) and title/role/affiliation with your educational institution: Trong phần này cần điền họ tên, email người liên lạc không phải là tài khoản quản trị G suite và chức danh của người liên lạc tại Trường.
Nếu bạn đã mua tên miền trước khi đăng ký G Suite hoặc đã thực hiện xác minh tên miền của mình với Google có thể bỏ qua bước này.
Bước 4: Sau khi đã xác thực bạn cần thiết lập các ứng dụng, truy cập các tình năng nhằm nâng cao cho hệ thống quản trị như cấu hình DNS tên miền cho dịch vụ G Suite, tạo admin quản trị, thêm người dùng, chuyển dữ liệu từ hệ thống email cũ,…theo các bước sẽ được hướng dẫn tại hệ thống quản trị.
Các tính năng chính của G Suite Education
Sử dụng phiên bản G Suite Education dành cho giáo dục sẽ có các tính năng cụ thể chi tiết phục vụ cho giáo dục như sau:
– Lên kế hoạch giảng dạy online, dạy từ xa hoặc giảng dạy tại nhà.
– Thiết kế, tạo ra các tài liệu học tập linh hoạt với các công cụ Google văn bản, Google trình bày hay các Google lớp học như classroom.
– Thiết lập các lớp học trực tuyến với các phương thức truyền thông để giảng dạy cho học sinh, sinh viên.
– Sử dụng Youtube live hoặc Hangouts để giảng dạy trực tuyến khi không thể đi học trực tiếp.
– Thiết lập các bài tập về nhà, các bài kiểm tra, khảo sát ý kiến học sinh, sinh viên, phụ huynh qua các form của Google biểu mẫu.
Như vậy với những chia sẻ về G Suite là gì, G Suite for Education là gì, cách đăng ký và sử dụng G Suite, G Suite for Education chi tiết và các lý do người dùng thích sử dụng G suite. Hy vọng với những thông tin trên đây đã giúp bạn hiểu hơn và áp dụng thành công.
