Kỹ năng quản lý thời gian là một phần không thể thiếu giúp bạn sắp xếp công việc, cuộc sống khoa học, dễ đạt được thành công hơn. Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì và cần trang bị những kỹ năng quản lý thời gian nào để đạt hiệu quả cao, theo dõi bài viết dưới đây nhé.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch để kiểm soát thời gian sử dụng cho một số hoạt động cụ thể để tăng hiệu suất, hiệu quả, năng suất làm việc. Hiểu đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian đó là cách sắp xếp, phân chia công việc trong thời gian nhất định nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Kỹ năng quản lý thời gian có vai trò rất quan trọng giúp bạn sử dụng và quản lý quỹ thời gian của mình mỗi ngày. Đa số kết quả sẽ đánh giá được mức độ đạt được trong một quỹ thời gian có hạn chứ không dựa trên thời gian hoàn thành sớm hay muộn.
Với cùng một khoảng thời gian, một khối lượng công việc nhưng một người có thể hoàn thành công việc kết quả tốt nhất. Trong khi đó có những người không thể hoàn thành công việc,và làm chậm trễ thời hạn. Do vậy, có kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc sẽ là yếu tố then chốt để bạn có thể thăng tiến trong công việc và tạo nên thành công.
Kỹ năng quản lý thời gian để làm gì?
Quỹ thời gian là có hạn nên việc quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng giúp sắp xếp thời gian hiệu quả nên bạn sẽ hoàn thành công việc tốt hơn. Bên cạnh đó còn có:
Nâng cao năng suất làm việc
Biết quản lý thời gian hợp lý sẽ giúp nâng cao năng suất làm việc của bạn. Những công việc khác nhau bạn sẽ có thể sắp xếp, phân loại mức độ ưu tiên để hoàn thành. Với những lịch trình lên sẵn kế hoạch trước đó bạn sẽ bám sát được các nội dung công việc. Như vậy, khi xử lý bạn sẽ ít tốn công sức hơn trong việc suy nghĩ, sắp xếp trình tự công việc.
Cân bằng giữa cuộc sống và công việc
Trong xã hội hiện đại, rất nhiều người bận bịu và không có thời gian dành cho bản thân, cho gia đình hay bạn bè. Việc quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn rạch ròi được thời gian làm việc và có thời gian chăm sóc tốt cho bản thân, quan tâm nhiều hơn đến người xung quanh, giúp bạn cân bằng được mọi mặt.
Bỏ thói quen trì xấu hoãn công việc
Những người hay trì hoãn là người quản lý thời gian không tốt mang đến những hệ quả như công việc bị trì trệ, không hoàn thành đúng hạn…Khi có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, có mục tiêu, kế hoạch sẽ như một khuôn định hướng cho mọi việc. Những hành động theo kế hoạch được định sẵn sẽ giúp bạn hạn chế tối đa, từ đó bỏ đi thói quen trì hoãn trong công việc.
Rèn luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực
Quản lý thời gian không hợp lý sẽ dẫn đến làm việc quá tải, áp lực, có thể đưa ra những quyết định sai lầm vì không có đủ thời gian để cân nhắc, xem xét. Ngược lại nếu bạn có thể kiểm soát tốt thời gian thì sẽ tránh được áp lực deadline, đưa ra được những quyết định sáng suốt, đúng đắn hơn trong công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn có thêm cơ hội mới
Nếu không biết sử dụng, sắp xếp thời gian hợp lý sẽ khiến năng suất làm việc của bạn rất kém. Điều này làm bạn bỏ lỡ đi nhiều cơ hội có công việc tốt. Do đó, bạn hãy học cách rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian, biết tận dụng các cơ hội tốt, sẽ dễ dàng thăng tiến hơn trong sự nghiệp.
9 cách phát triển kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, đơn giản
Lên danh sách những việc cần làm
Chắc hẳn bạn đã từng đi mua sắm và bị cám dỗ mang về cả đống đồ chả liên quan đúng không? Việc lập danh sách cần mua hay những việc cần làm sẽ giúp bạn tập hợp được các thứ tự ưu tiên vào cùng một nơi.
Vì vậy hãy bắt đầu ngày mới bằng việc lập to-do-list, viết vào đó những việc cần làm hôm nay và hoàn thành từng việc một. Điều này sẽ giúp bạn rèn luyện được thói quen phát triển kỹ năng quản lý thời gian vô cùng tốt.
Tập trung vào việc thật sự quan trọng trước
Sau khi đã có danh sách các việc cần làm, bạn cần sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên để quản lý thời gian hiệu quả. Hãy cân nhắc về tính cấp bách, mức độ khó khăn, giá trị mà công việc mang lại. Dành thời gian để tập trung vào những việc quan trọng trước thì bạn sẽ có thời gian thoải mái và vui vẻ hơn khi làm việc.
Chẳng hạn như một bản báo cáo cần nộp và sáng mai sẽ quan trọng hơn việc lướt Facebook, Tiktok hay đi ăn uống với đồng nghiệp. Việc ưu tiên những công việc có giá trị cao và quan trọng hơn hết, và đừng quên ghi chú lại mốc thời gian hoàn thành chúng trước thời hạn nhé.
Tận dụng thời gian trống
Mỗi một phút trôi qua đều có thể tận dụng làm điều gì đó có ích. Bạn có thể tìm ra được những lỗ trống trong lịch trình bận rộn của mình. Chẳng hạn như thời gian trên xe đến chỗ làm, thời gian trong nhà tắm hay ngồi chờ bạn ở chỗ hẹn…
Thay vì chỉ ngồi thẫn thờ bạn có thể nghe bản tin vào buổi sáng hoặc các bản tin về lĩnh vực chuyên môn. Thậm chí trong khoảng thời gian chờ đối tác đến điểm hẹn bạn cũng để gọi điện cho khách hàng hay kiểm tra lại to-do-list của mình để theo dõi tiến trình công việc.
Không trì hoãn
Bạn có từng nghe nói “người thành công có 7 ngày một tuần, còn người lười biếng chỉ có 7 ngày mai?” Do vậy, đừng đợi có hứng mới làm, đừng đợi đến hạn deadline mới mở laptop lên, hay đợi sếp nhắc nhở mới ngồi vào làm việc. Hãy khắt khe với bản thân mình, bởi nếu chần chừ chỉ khiến cho năng suất làm việc giảm sút, tâm trạng của bạn lúc nào cũng nơm nớp lo sợ thôi.
Và đương nhiên, sau khi công việc được hoàn thành theo kế hoạch bạn sẽ có động lực tiếp tục theo đuổi mục tiêu mới và tự biết cách sắp xếp để đạt được nó. Nhờ vậy, kỹ năng quản lý thời gian của bạn sẽ được mài dũa từng ngày.
Hiểu rõ bản thân để tạo quỹ thời gian phù hợp
Mỗi người sẽ có nhịp sinh học riêng, người có thể làm việc hiệu quả vào buổi sáng, người lại tập chung tốt hơn vào buổi chiều. Đối với những người làm việc freelancer bạn có thể hoàn toàn chọn thời điểm làm việc hiệu quả nhất cho mình.
Điều quan trọng là bạn phải hiểu rõ bản thân, xác định được khung giờ vàng và đưa ra những công việc quan trọng cần xử lý vào thời điểm đó. Hãy dùng kỹ năng quản lý, tổ chức của bản thân để sắp xếp, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc.
Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp
Việc giữ mọi thứ đâu vào đấy giúp bạn đỡ căng thẳng hơn, tiết kiệm được thời gian công sức khi phải tìm kiếm khi cần. Tổ chức mọi thứ theo quy củ, sắp xếp gọn gàng là một phần quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian.
Hãy dọn dẹp máy tính của mình, phân loại các danh mục, file liên quan với nhau. Đừng quên xóa đi những dữ liệu không cần thiết. Như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy ngay khi cần bất cứ tài liệu nào mà không tốn nhiều thời gian.
Có kế hoạch dài hạn
Có phải bạn từng nghĩ rằng làm việc từ xa là thích làm lúc nào thì làm không thích thì xả hơi khi muốn không? Nếu bạn nghĩ vậy, với cách làm việc cảm hứng này sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian vì không làm được việc nào đến nơi đến chốn.
Xem thêm:
Lên kế hoạch khi nào làm việc, khi nào nghỉ ngơi là điều cần thiết để phát triển kỹ năng quản lý thời gian của bạn. Hãy làm bản kế hoạch theo tuần, theo tháng sẽ giúp bạn sắp xếp công việc ưu tiên mà không bỏ lỡ deadline nào cả.
Loại bỏ yếu tố mất tập trung
Để quản lý thời gian hiệu quả bạn nên tìm cho mình không gian làm việc yên tĩnh, tắt hết các thông báo mạng xã hội, để điện thoại ở xa. Thẳng tay loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung và hãy chú tâm hoàn toàn vào công việc. Nếu cứ dán mắt vào lướt facebook hay tiktok 5 phút/lần thì chắc chắn bạn sẽ khiến bạn xao lãng, mất tập trung.
Học cách quản lý thời gian mỗi ngày
Đây là kỹ năng căn bản để bạn có thể quản lý thời gian mỗi ngày. Hãy bắt đầu bằng các mẹo nhỏ, học qua các khóa học quản lý thời gian miễn phí. Sau khi áp dụng bạn được sẽ thấy mình phù hợp hay không phù hợp với phương pháp nào.
Cứ thử và sai, bạn sẽ rút ra được nhiều kinh nghiệm để có thể áp dụng sau này và đó là cách bền vững nhất khi học các kỹ năng mới.
Trên đây là các thông tin về kỹ năng quản lý thời gian là gì và những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Đây là kỹ năng không thể thiếu đối với mỗi người nếu bạn muốn làm việc hiệu quả và cân bằng về mọi mặt. Thời gian của con người là có hạn, mong rằng với những cách trên sẽ giúp bạn tham khảo và học hỏi thêm nhiều điều để cải thiện bản thân tốt hơn.
