Cơ sở dữ liệu là gì? Ưu điểm của cơ sở dữ liệu như thế nào? Mô hình và cách quản lý cơ sở dữ liệu là gì? Trong những năm gần đây thuật ngữ cơ sở dữ liệu đã trở nên quen thuộc trong nhiều lĩnh vực. Trong đó có lưu trữ dữ liệu hiện nay có nhiều cách lưu trữ khác nhau. Để nguồn thông tin được lưu trữ có tính đồng nhất thì cần sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hãy cùng tham khảo chi tiết về dữ liệu và cơ sở dữ liệu để hiểu được tầm quan trọng của nó trong bài viết này nhé!
Khái niệm cơ sở dữ liệu là gì?
Cơ sở dữ liệu tên tiếng anh là Database viết tắt là CSDL là hệ thống thông tin có cấu trúc, có sự nhất quán về thông tin được lưu trữ tại các thiết bị lưu trữ nhằm phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng cho nhiều đối tượng khác nhau (ví dụ như người, các chương trình khác…).
Cơ sở dữ liệu có cấu trúc riêng được tạo thành bởi các trường dữ liệu, các bản dữ liệu có thể liên hệ với nhau. Sau đó, người dùng sẽ chỉnh sửa, bổ sung, truy cập hoặc xuất dữ liệu tùy theo mục đích khác nhau. CSDL có vai trò quan trọng trong các hoạt động của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là gì?
Hiện nay, với lượng thông tin khổng lồ đang tồn tại dưới dạng văn bản. Để quản lý một lượng dữ liệu lớn và phức tạp người dùng phải có những công cụ hỗ trợ tính năng đơn giản trong quá trình thao tác đem lại hiệu quả trong việc trích lọc thông tin. Do đó, sự ra đời của hệ quản trị cơ sở dữ liệu là điều cần thiết.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu tên tiếng Anh là Database Management System, là hệ thống thiết kế quản lý cơ sở dữ liệu tự động và theo trật tự. Các chức năng trong hệ thống quản lý này bao gồm: chỉnh, xóa, lưu thông tin, tìm kiếm truy xuất dữ liệu trong một nhóm dữ liệu nhất định.
Nói dễ hiểu hơn, hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống tự động giúp người dùng có thể kiểm soát các thông tin, nhập, tạo, cập nhật và duy trì CSDL. Trong đó, có 2 thành phần chính trong hệ quản trị CSDL là bộ xử lý truy vấn và bộ quản lý dữ liệu.
Trên thị trường Việt Nam hiện nay xuất hiện nhiều phần mềm hệ quản trị CSDL như: Microsoft Access, SQL Server, Foxpro, Oracle…Trong đó:
- SQL Server, Oracle , Microsoft Access đây là các hệ quản trị CSDL điển hình của mô hình quan hệ CSDL.
- IMS thuộc IBM là hệ quản trị CSDL chuyên sử dụng cho mô hình phân cấp dữ liệu.
- IDMS thuộc hệ quản trị CSDL của mô hình dữ liệu mạng
Đối tượng nào nên sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Tùy theo dữ liệu khác nhau sẽ có các đối tượng sử dụng phù hợp:
- Dữ liệu mang tính nhỏ lẻ, tính cá nhân như danh bạ điện thoại, lịch làm việc, ghi chép cá nhân…thì đối tượng sử dụng là cá nhân có thể tự tạo, thực hiện thao tác.
- Dữ liệu lớn, mang tính chất rộng hơn như quản lý tài chính tại công ty, tại ngân hàng, các chuyến bay thì đối tượng tham gia là nhóm các cá nhân.
Đối tượng sử dụng trực tiếp
– Người quản trị dữ liệu: Đây là người có trách nhiệm quản lý về nội dung của dữ liệu như nhập, tạo dữ liệu, chia quyền sử dụng dữ liệu, bảo vệ sự an toàn cho dữ liệu,…
– Người thiết kế cơ sở dữ liệu: là đối tượng có trách nhiệm xác định nguồn dữ liệu nào cần hay loại nào không cần để lưu trữ để xử lý. Qua đó, chọn lựa cấu trúc của dữ liệu sao cho phù hợp. Đồng thời, tìm hiểu yêu cầu của người sử dụng dữ liệu sau đó phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu phù hợp.
– Người truy cập cơ sở dữ liệu: là người sử dụng dữ liệu cuối cùng, có trách nhiệm truy vấn, cập nhật, báo cáo, thống kê.
Đối tượng sử dụng gián tiếp
Những đối tượng sử dụng gián tiếp làm nhiệm vụ phân tích, khởi tạo hệ thống dữ liệu, phát triển các công cụ, test chạy thử hệ thống, những người bảo trì hệ thống dữ liệu.
Lợi ích quản lý dữ liệu bằng cơ sở dữ liệu
- Đối với các cơ quan sự nghiệp, đơn vị hành chính, các doanh nghiệp có khối lượng thông tin ít, sử dụng trong phạm vi nhỏ hẹp có thể sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu cơ bản giúp quản lý dữ liệu nhanh chóng, không cần đầu tư nhiều về chất xám, cơ sở vật chất.
Xem thêm:
- Giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất nhằm đảm bảo được tính nhất quán, sự toàn vẹn của dữ liệu, tránh được sự dư thừa, trùng lặp.
- Giúp dữ liệu được lưu trữ một cách hiệu quả và có tổ chức
- Đảm bảo sự độc lập giữa các dữ liệu và các chương trình trong ứng dụng, cho phép thay đổi cấu trúc, dữ liệu bên trong cơ sở dữ liệu mà không cần thay đổi chương trình của ứng dụng.
- Mô hình dữ liệu được sử dụng để làm ẩn lưu trữ vật lý chi tiết và chỉ biểu diễn cho người dùng ở mức khái niệm của CSDL. Qua đó, duy trì được tính toàn vẹn cho CSDL.
- Đảm bảo cho người dùng có thể sử dụng CSDL truy xuất theo nhiều cách khác nhau. Yêu cầu mỗi đối tượng sử dụng CSDL có thể tạo ra nhiều khung hình dữ liệu cần thiết.
- Có khả năng chia sẻ dữ liệu cho nhiều người sử dụng cùng một lúc, sử dụng được nhiều thông tin nên đáp ứng được các nhu cầu khác nhau của cá nhân, doanh nghiệp.
Đặc điểm chính cơ bản của cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các thông tin có liên kết với nhau nên có tính logic, tìm kiếm được các nguồn dữ liệu khác nhau. CSDL được tạo nên dựa trên những mục đích sử dụng rõ ràng, hợp với mọi đối tượng có thể sử dụng đồng thời, cùng 1 lúc.
Ví dụ: Trên một website sẽ có 3 phần: phần lập trình, phần dữ liệu và cơ sở dữ liệu. Trong đó:
- Phần lập trình: do lập trình viên tạo ra theo yêu cầu của chủ sở hữu website.
- Phần dữ liệu: đó là phần video, media với mục đích khai thác thông tin.
- Phần cơ sở dữ liệu: đó là các bài viết, bài tin tức, phần đánh giá,… đây cũng là phần do người quản trị website cập nhật với nội dung mà họ mong muốn khách hàng biết đến.
Có thể thấy CSDL xuất hiện rộng rãi trong các lĩnh vực của đời sống như trên phần lưu trữ mạng xã hội Facebook, Tiktok, danh bạ điện thoại, địa chỉ email, lưu trữ giao dịch ngân hàng, hoạt động ứng dụng Grab, lịch sử cuộc gọi…
Theo thống kê hiện nay có khoảng 99,99% các ứng dụng đều cần sử dụng đến cơ sở dữ liệu. Không có đơn vị nào không có nhu cầu sử dụng lưu trữ dữ liệu cả. Từ những dữ liệu đơn giản như file text, microsoft access, … đến các nguồn dữ liệu phức tạp hơn, lớn hơn như SQL Server hay Oracle,….
Tầm quan trọng của quản lý cơ sở dữ liệu
Trong thời đại công nghệ số bùng nổ hiện nay, nhiều quy trình, công đoạn hay các hệ thống quản trị đều được mã hóa, vận hành bởi các phần mềm, thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin. Nhằm giúp doanh nghiệp có được hiệu suất làm việc, rút ngắn thời gian hoàn thành dự án nhanh nhất.
Trên cơ sở đó các hệ thống quản trị CSDL ra đời đã đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát thông tin, xử lý thông tin. Cụ thể hệ thống quản trị CSDL đóng vai trò quan trọng trong:
– Cung cấp môi trường tạo lập cơ sở dữ liệu: Cung cấp cho người dùng một ngôn ngữ có thể định nghĩa dữ liệu để khai báo, mô tả kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu.
– Cung cấp phần cập nhật đồng thời khai thác dữ liệu: Giúp người dùng có thể thao tác dữ liệu cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu như sửa, xóa, nhập dữ liệu, khai thác dữ liệu: tìm kiếm, xuất dữ liệu cần thiết.
– Cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển các truy cập: Các công cụ truy xuất vào CSDL bao gồm:
- Đảm bảo an toàn, an ninh, phát hiện, ngăn chặn các truy cập bất hợp pháp.
- Duy trì sự nhất quán và tính đồng nhất của dữ liệu.
- Tổ chức và điều khiển các truy cập qua các công cụ được hệ thống cung cấp.
- Khôi phục cơ sở dữ liệu nếu chẳng mang xảy ra sự cố về phần cứng hay phần mềm.
- Quản lý các thành phần mô tả dữ liệu.
Trong nghiên cứu thị trường
Đối với chuyên ngành nghiên cứu thị trường thường có số lượng lớn các mẫu được sử dụng theo tiêu chí lựa chọn, đòi hỏi phải chịu áp lực lớn về việc phải cập nhật dữ liệu nhanh, chính xác, báo cáo cần đầy đủ, với thời gian ngắn. Do đó sử dụng phần mềm và hệ cơ sở dữ liệu cần tương ứng:
– Giúp giảm lượng giấy tờ khi cần lưu trữ.
– Quản lý lượng được một lượng lớn kết quả khảo sát lâu dài, có thể dễ dàng đem so sánh kết quả khảo sát qua các năm của 1 đối tượng dễ dàng, hiệu quả.
– Khảo sát nhanh chóng, cập nhật tránh trùng lặp, tránh được việc thiếu thông tin, sai lệch thông tin, mất dữ liệu, tránh thiếu khách hàng cần phải khảo sát qua phần mềm nhắc nhở.
– Có thể trích xuất các báo cáo đơn giản, tức thời nhanh gọn.
– Kiểm soát điều tra viên, biết được kết quả điều tra đơn giản hơn, có độ trung thực cao.
– Có thể chi phí đầu tư ban đầu cao nhưng chi phí triển khai về lâu dài sẽ giảm xuống.
Trong quản lý bán hàng
Giúp cập nhật thông tin về khách hàng, đơn hàng là điều không thể tránh khỏi trong quản lý bán hàng. Với hệ thống cơ sở dữ liệu đơn giản sẽ giúp công việc quản lý khách hàng trở nên đơn giản hơn.
– Cho phép quản lý nhiều khách hàng cùng 1 lúc, lưu trữ toàn bộ giao dịch, đặc điểm, trạng thái, kết quả của các khách hàng.
– Tra cứu 1 hoặc nhiều khách hàng có các đặc điểm theo yêu cầu để phân loại khách hàng nhanh chóng.
– Cập nhật được nhiều phần khác nhau của một khách hàng theo phân quyền.
– Giúp cho bộ phận marketing lưu trữ thông tin, danh sách khách hàng để có thể lên các chiến dịch quảng cáo phù hợp.
– Đối với phòng kinh doanh có thể sửa được các thông tin cơ bản, để phục vụ, chăm sóc khách hàng dựa vào các đơn hàng của khách.
– Bộ phận kho, sản xuất trong quản lý bán hàng có thể lưu trữ thông tin các về kết quả sản xuất đơn hàng, tình trạng kho hàng.
Xem thêm:
– Bộ phận kế toán sử dụng hệ thống quản trị dữ liệu để lưu trữ các giao dịch liên quan đến đơn hàng, các chi phí phát sinh.
Như vậy, với các dữ liệu rời rạc của từng bộ phận sẽ được thống nhất, lưu trữ suốt quá trình từ lúc bán hàng, xuất hàng, xuất hóa đơn, lịch sử giao dịch. Giúp giảm tỷ lệ bị trùng khách hàng, phân nhóm, xây dựng được các chiến dịch chăm sóc khách hàng phù hợp với nhu cầu của khách.
Ngoài ra, nếu không sử dụng hệ thống quản trị CSDL mà sử dụng lưu trữ file khách hàng riêng lẻ. Điều này sẽ khiến công ty gặp khó khăn khi có bộ phận nào đó có sự thay đổi về nhân sự. Sử dụng CSDL cho phép nhân viên tìm kiếm, lấy thông tin được phép phân quyền, giảm rủi ro mất khách hàng không đáng có.
Trong quản trị nhân sự
Trong quản lý nhân sự sử dụng hệ thống quản trị CSDL là điều rất quan trọng và cần thiết. Mỗi nhân sự gồm rất nhiều thông tin rời rạc, khó quản lý, nếu chỉ quản lý bằng giấy tờ, bằng file riêng lẻ sẽ rất rạc. Đặc biệt khi cập nhật, có sự thay đổi về thông tin cá nhân, việc dữ liệu không khớp với nhau sẽ khiến sai lệch số liệu. Vì vậy, sử dụng một hệ thống phần mềm phù hợp để quản trị nhân sự sẽ giúp ban lãnh đạo công ty giải quyết được vấn đề này.
Thông tin mỗi nhân sự sẽ được lưu trữ đồng bộ trong suốt quá trình làm việc từ trước, trong và sau khi nghỉ việc tại công ty. Các phần mềm về thông tin nhân sự giúp quản lý thông tin cá nhân của nhân sự bài bản và xuyên suốt trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
Thông tin này được đảm bảo về tính đồng bộ, luôn sẵn sàng hiển thị khi được tìm kiếm, là duy nhất, không trùng lặp… Đặc biệt chỉ được xem, sửa bởi những bộ phận hoặc cá nhân được phân quyền phù hợp.
Dựa vào hệ thống quản trị CSDL quản trị nhân sự giúp hệ thống có những báo cáo giúp đánh giá toàn diện các mặt của nhân sự công ty. Từ đó, xây dựng được các kế hoạch đào tạo, tuyển dụng… hiệu quả, đúng nhu cầu. Đồng thời, đồng bộ được hệ thống lương thưởng, phúc lợi phù hợp cho nhân viên trong toàn hệ thống.
Các mô hình cơ sở dữ liệu thường gặp
Mô hình dữ liệu file phẳng (Flat file)
Đây là mô hình dữ liệu thông dụng nhất, đơn giản nhất trong các CSDL hiện nay. CSDL dạng file phẳng thường là các file đơn giản, file kiểu văn bản được sử dụng trong quy mô nhỏ và vừa.
Ví dụ: file thông tin của khách hàng đã mua hàng tại doanh nghiệp, dạng file này tồn tại ở dạng bảng. File sẽ bao gồm các cột như số thứ tự, họ và tên khách, địa chỉ, tên hàng đã mua, số lượng mua, giá thành,…
Mô hình dữ liệu mạng (Network model)
Đặc điểm của các file trong mô hình dữ liệu mạng có đặc điểm riêng biệt, là tập hợp của các bản ghi đơn lẻ khác nhau được tập hợp trong một file lớn, người ta gọi là các bản ghi.
Các bản ghi này được phân loại và tập hợp thành một loại dữ liệu và được gọi là loại dữ liệu thực thể. Các dữ liệu thực thể kết nối với nhau theo mối quan hệ cha-con. Mô hình này sẽ được biểu diễn bởi các đồ thị có hướng sử dụng các mũi tên giúp phân biệt bắt đầu chỉ từ kiểu thực thể cha sang kiểu thực thể con.
Ưu điểm
Có thể biểu diễn các mối quan hệ phức tạp.
Nhược điểm
Trích xuất dữ liệu chậm, không thích hợp để sử dụng cho các tập CSDL có quy mô lớn.
Mô hình dữ liệu phân cấp (Hierarchical model)
Mô hình dữ liệu dạng phân cấp tổ chức theo hình cây, các nhánh của cây được phân cấp theo chiều từ trên xuống. Mỗi dữ liệu sẽ được biểu diễn bằng 1 nút, trong đó mỗi nút sẽ thể hiện được 1 thực thể dữ liệu.
Khi đó cây thư mục sẽ được phân cấp từ trên xuống theo kiểu 1 nút cha có thể có 1 nút con hoặc nhiều nút con. Do đó, quan hệ của dữ liệu phân cấp có kiểu dạng 1-1, 1-N.
Tuy nhiên nhược điểm của mô hình này là một nút con không thể có quá một nút cha nên đối với quan hệ phức tạp không thể sử dụng.
Mô hình dữ liệu quan hệ (Relational model)
Trong mô hình dữ liệu quan hệ không có các liên kết vật lý. Các dữ liệu được biểu diễn dưới dạng bảng đơn giản với các hàng và cột. 2 bảng dữ liệu có thể liên kết với nhau thông qua các cột chung, các toán tử để thao tác được trên các hàng của bảng.
Mô hình dữ liệu hướng đối tượng (Object-Oriented model)
Mô hình dữ liệu hướng đối tượng giống như mô hình dữ liệu quan hệ, là những dữ liệu được lưu trữ dưới dạng bảng. Khác với mô hình quan hệ nó có thêm tính năng mới đó là lưu trữ thêm các nội dung hành vi trong bảng để dựa vào đó tiếp cận và lập trình theo hướng đối tượng.
- Mỗi đối tượng sẽ có các thuộc tính, các phương thức của đối tượng.
- Các đối tượng sẽ có thể trao đổi với nhau thông qua các phương thức khác nhau.
- Một đối tượng có thể được sinh ra qua sự kế thừa từ các đối tượng khác.
Mô hình dữ liệu dạng bán cấu trúc
Đây là dạng dữ liệu được lưu theo kiểu XML, với các thông tin được thể hiện qua các tag.
Ưu điểm của mô hình dạng cấu trúc này đó là có thể lưu trữ được các dữ liệu khác nhau nên thường được sử dụng trong quá trình nghiên cứu.
Trên đây là những chia sẻ về một số kiến thức về cơ sở dữ liệu là gì, vai trò, lợi ích khi sử dụng CSDL, các mô hình và cách sử dụng về cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Nếu có thắc mắc hay cần giải đáp vấn đề nào hãy để lại comment bên dưới bài viết nhé!
